A propósito de la realización de las asambleas de accionistas y/o junta de socios ordinarias que se empezarán a celebrar durante los meses de febrero y marzo, uno de los temas más polémicos que se presenta antes, durante y después de estas reuniones es el ejercicio del derecho de inspección que tienen todos los socios y cuya finalidad es que estos se enteren de la situación administrativa, financiera, contable y jurídica de la sociedad. Es perfectamente lógico que todo accionista quiera conocer, con un nivel de detalle importante, cómo se desenvuelve la operación de la compañía en la cual tiene una inversión y, por tanto, un interés relevante. Sin embargo, el problema práctico radica en el alcance de este derecho, donde muchas veces se confunde su ejercicio, como es el caso de los socios que quieren hacer una auditoria confundiendo el alcance del derecho y pretendiendo ir más allá de lo que la ley permite, y otras veces, son los administradores quienes restringen el ejercicio efectivo de este derecho de manera ilegal.
A continuación, encontrarán un breve análisis de algunos de los temas de discusión más comunes y sensibles para que, tanto accionistas como administradores, conozcan de mejor manera el alcance de este derecho y sus obligaciones con relación a este asunto.
En primer lugar, se debe tener claro cuándo se puede ejercer este derecho por parte de los socios o accionistas. En las sociedades por acciones este derecho cuenta con unos límites temporales de manera que únicamente se puede ejercer entre la convocatoria y la asamblea en donde se aprobarán los asuntos ordinarios anuales, que regularmente son entre 5 y 15 días, según el caso, salvo que estatutariamente se pacte otra cosa. Esto tiene sentido, puesto que, en este tipo de sociedades en principio y por esencia, los accionistas tienen un vínculo con la sociedad como inversionistas y no están llamados a intervenir en la administración de la sociedad. Por el contrario, en las sociedades típicamente de personas los socios tienen una relación directa con la administración y su responsabilidad es ilimitada, de manera que su derecho de inspección no tiene limitaciones temporales.
También es preciso identificar dónde se ejerce el derecho. Únicamente en las oficinas de administración de la sociedad del domicilio principal. En este sentido, la información debe estar disponible para ser consultada por el socio o su apoderado, entre otros, los siguientes documentos: libros y papeles de la sociedad, incluyendo contabilidad; libros de registro de actas y de socios, y; demás documentos de la compañía que no tengan una limitación para su verificación como es el caso de los documentos que puedan contener secretos industriales o información que al ser divulgada pueda ir en detrimento de la misma sociedad.
La siguiente pregunta obligada es cómo se ejerce. Esto genera múltiples discusiones. Lo que se debe precisar es que los socios no pueden retirar los documentos inspeccionados, ni rayarlos o tomar notas sobre ellos, o tomar copias sobre los mismos, pero si pueden tomar sus propios apuntes para su uso y para las deliberaciones de la asamblea correspondiente. Desde luego que, el socio tendrá responsabilidad por el uso indebido de la información apuntada.
También surge la inquietud con relación a las reglas específicas para el desarrollo de las visitas en las oficinas de la administración para el ejercicio del derecho. Normalmente las compañías no cuentan con una regulación para establecer los horarios y mecanismos para ello, lo cual genera ambigüedades, como por ejemplo, si durante la vigencia del derecho un socio puede comparecer en cualquier momento dentro del horario ordinario de funcionamiento de la sociedad para realizar la inspección. Por lo anterior, se recomienda que las compañías regulen este derecho desde los estatutos sociales y emitan un reglamento para su ejercicio, todo lo cual es viable y legítimo, siempre y cuando dicha política no vulnere los principios que lo sustentan ni el marco legal específico, de manera que constituya una violación de las prerrogativas que tienen todos los socios para conocer la información de la sociedad de la cual hacen parte.
Por último, es el representante legal quien tiene la obligación de garantizar el derecho de inspección y es el Revisor fiscal quien debe velar porque el representante legal cumpla la ley y los estatutos y no impida el correcto ejercicio de este derecho a todos los accionistas. El incumplimiento de este deber puede acarrear, incluso, la remoción de cualquier de estos.
Al final, lo trascendente en esta materia es que las partes involucradas conozcan adecuadamente el alcance del derecho de inspección y el marco legal bajo el cual deben orientar sus conductas. Por un lado, los representantes legales que debe permitir el acceso a la información, entendiendo que las excepciones para restringirlo son muy pocas y deben estar plenamente justificadas. El revisor fiscal, que no puede hacer caso omiso cuando identifique situaciones en las cuales pueda haber una vulneración del derecho, so pena de sanciones. Y, por último, los socios quienes no pueden exceder su alcance, que si bien les otorga prerrogativas importantes no permite su abuso.